Erklärung über die Verarbeitung personenbezogener Daten

nach der Verordnung des Europäischen Parlaments und des Rates der EU 2016/679 vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten.

1. Definitionen

Unter „personenbezogenen Daten“ versteht man alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person (im Folgenden „betroffene Person“) beziehen. Als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen, die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person sind, identifiziert werden kann.

Unter der „Verarbeitung personenbezogener Daten“ versteht man jeden mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführten Vorgang oder jede solche Vorgangsreihe im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten wie das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung, den Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung.

Unter dem „Verantwortlichen“ versteht man jene natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet.

2. Der für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Verantwortliche

Der für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Verantwortliche ist das FES Regionalbüro für Zusammenarbeit und Frieden in Europa mit dem Sitz in Wien und der Anschrift Reichsratsstraße 13/5, 1010 Wien, Österreich.

Bei Fragen zur Verarbeitung personenbezogener Daten können Sie FES Regionalbüro für Zusammenarbeit und Frieden in Europa mit dem Sitz in Wien unter der E-Mail: info@fes-vienna.org kontaktieren.

3. Kategorien von zu verarbeitenden personenbezogenen Daten

Wir verarbeiten folgende Kategorien personenbezogener Daten:

• Identifikations- und Kontaktangaben der betroffenen Person: Vorname, Nachname, Adresse, Telefonnummer und E-Mail-Adresse des Betroffenen; Name, Adresse, Telefonnummer und E-Mail-Adresse der Einrichtung (z.B. des Unternehmens oder der Behörde), welcher der Betroffene angehört;
• auf Konferenzen und anderen Veranstaltungen des Verantwortlichen aufgenommene Fotografien sowie Ton- und Filmaufnahmen der betroffenen Person;
• alle personenbezogenen Daten, die der Betroffene im Rahmen der Anbahnung oder des Bestandes einer aufrechten Geschäftsbeziehung zum Verantwortlichen diesem gegenüber offengelegt hat und die zur Erfüllung gesetzlicher und vertraglicher Pflichten des Verantwortlichen erforderlich sind.

4. Quelle von zu verarbeitenden personenbezogenen Daten

Die Sie betreffenden personenbezogenen Daten können wir auf folgende Art und Weise erheben:

• Angabe der personenbezogenen Daten durch Sie im Zug des Anbahnung oder des Abschlusses von Rechtsgeschäften mit uns, etwa im Zug der Anmeldung bei Konferenzen oder anderen von uns organisierten Veranstaltungen oder der Eintragung Ihrer personenbezogenen Daten in Anwesenheitslisten bei Konferenzen oder anderen von uns organisierten Veranstaltungen;
• Lichtbild-, Film- oder Tonaufnahmen, die von uns im Zug von Konferenzen oder anderen von uns organisierten Veranstaltungen mit Ihrer Zustimmung erstellt werden;
• Einsicht in öffentlich zugängliche Quellen, etwa in Websites, Telefonbücher, das Firmenbuch oder das Zentrale Vereinsregister.

5. Zweck der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten

Der Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten ist:

• die Erfüllung vertraglicher Verpflichtungen Ihnen gegenüber, etwa der Vorbereitung und Durchführung sowie Abrechnung von Konferenzen oder anderen von uns organisierten Veranstaltungen;
• die Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen, etwa von abgaben- oder unternehmensrechtlichen Aufbewahrungspflichten;
• Aufbau und Führen einer Kontaktdatenbank zum Zweck der Information unserer aktuellen oder ehemaligen Kunden über unser Angebot an Dienstleistungen, insbesondere über Konferenzen und andere von uns organisierte Veranstaltungen sowie Publikationen; 
• die Verwendung der erhobenen personenbezogenen Daten zur Selbstdarstellung des Verantwortlichen, insbesondere durch Veröffentlichung von Fotografien, Ton- und Filmaufnahmen von Konferenzen und anderen Veranstaltungen des Verantwortlichen auf den Webseiten des Verantwortlichen, in den vom Verantwortlicher verwendeten sozialen Netzwerken (insbesondere Facebook, Youtube) oder in anderen Werbematerialien des Verantwortlichen.

6. Analysedienste

Die durch Ihre erteilte Zustimmung gewonnenen, personenbezogenen Daten werden von uns erfasst und analysiert, dazu wird ein automatisiertes Informationssystem genutzt. Wir bewerten lediglich den Themenbereich Ihres Interesses zwecks des Angebots von unseren Dienstleistungen, insbesondere zum Informieren über unsere Konferenzen, andere Veranstaltungen und Publikationen.

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7. Form und Dauer der Verarbeitung personenbezogener Daten

1. Personenbezogene Daten werden von uns elektronisch oder physisch verarbeitet.
2. Personenbezogene Daten werden von uns für folgende Dauer verarbeitet:

• bei Bestand einer aufrechten Vertragsbeziehung während der gesamten Dauer der aufrechten Vertragsbeziehung zu Ihnen;
• nach Abschluss einer aufrechten Vertragsbeziehung während der uns treffenden gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, wie diese etwa abgabenrechtlich vorgesehen werden, sowie innerhalb jener Verjährungsfristen, die zur Durchsetzung von Rechtsansprüchen von uns Ihnen gegenüber oder von Ihnen uns gegenüber maßgeblich sind;
• jene personenbezogene Daten jedoch, die wir für Zwecke nach Punkt 5. lit c und lit d verarbeiten, werden jedoch von uns während der während der gesamten Dauer der aufrechten Vertragsbeziehung zu Ihnen und für einen Zeitraum von 10 Jahren nach Abschluss der Vertragsbeziehung zu Ihnen verarbeitet, wobei Sie einer Datenverarbeitung allerdings jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen können.

8. Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten

• Die personenbezogenen Daten sind für den Verantwortlichen, dessen Mitarbeiter und Auftragsverarbeiter zugänglich.
• Unsere Auftragsverarbeiter sind:

1. Friedrich-Ebert-Stiftung e.V., Godesberger Allee 139, 53175 Bonn gespeichert;
2. Dienstleister zum Versand von Newslettern, etwa Newsletter2Go GmbH, Köpenicker Straße 126, 10179 Berlin
3. IT-Dienstleister, etwa Access-Provider und Hosting-Provider sowie Dienstleister, denen wir uns zur Programmierung und Wartung unserer Website bedienen;
4. Rechtsanwälte und Steuerberater.

• Der Verantwortliche schließt mit allen Auftragsverarbeitern Verträge ab, die Auftragsverarbeiter zur Einhaltung von strikten Regelungen zum Schutz personenbezogener Daten verpflichten.

9. Rechte der betroffenen Person bei der Verarbeitung personenbezogener Daten

Die rechtmäßige Verarbeitung personenbezogener Daten hält der Verantwortlicher für wichtig. Der Schutz personenbezogener Daten ist für den Verantwortlicher selbstverständlich.

Bei der Verarbeitung personenbezogener Daten können Sie Ihre folgenden Rechte ausüben:

Recht auf Auskunft über die Verarbeitung personenbezogener Daten

Die Informationen enthalten die Identität und Kontaktangaben des Verantwortlichen, seines Vertreters, Zwecke der Verarbeitung, Kategorien personenbezogener Daten, Empfänger oder Empfängerkategorien personenbezogener Daten, Informationen über die Übermittlung personenbezogener Daten an Drittländer, die Dauer der Speicherung personenbezogener Daten, berechtigte Verantwortlicher, die Auflistung Ihrer Rechte, die Möglichkeit sich an das Amt für den Schutz personenbezogener Daten zu wenden, Quellen von zu verarbeitenden personenbezogenen Daten und Informationen darüber, ob und wie eine automatisierte Entscheidung stattfindet.

Recht auf Zugang zu den zu verarbeitenden personenbezogenen Daten

Sie haben das Recht auf eine Bestätigung des Verantwortlichen, ob personenbezogene Daten verarbeitet werden oder nicht. Werden sie verarbeitet, besitzen Sie das Recht auf Zugang zu den Informationen über den Zweck der Verarbeitung, Kategorien personenbezogener Daten, Empfänger oder Empfängerkategorien, geplante Zeit, für die die personenbezogenen Daten verarbeitet werden, Informationen über Ihre Rechte, über das Beschwerderecht an das Amt für den Schutz personenbezogener Daten, Informationen über die Quelle personenbezogener Daten, Informationen darüber, ob automatisierte Entscheidung und Profiling stattfindet und Informationen und Garantie im Falle der Übermittlung personenbezogener Daten an Drittländer oder an internationale Organisationen. Sie besitzen das Recht auf Zustellung der Kopien von zu verarbeitenden personenbezogenen Daten.

Recht auf Berichtigung

Sie haben das Recht auf Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger personenbezogener Daten. Sind Ihre von uns zu verarbeitenden personenbezogenen Daten unrichtig oder ungenau, benachrichtigen Sie uns bitte und wir berichtigen die personenbezogenen Daten.

Recht auf Löschung (Recht auf Vergessenwerden)

Es gibt gesetzliche Regelungen, die uns verpflichten, Ihre personenbezogenen Daten auf Ihre Anweisung hin zu löschen. Jeder Antrag auf Löschung personenbezogener Daten unterliegt einer individuellen Beurteilung, da der Verantwortlicher eine Verpflichtung oder ein berechtigtes Interesse haben kann, bestimmte personenbezogene Daten aufzubewahren.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Es gibt gesetzliche Regelungen, die uns verpflichten, Teile Ihrer personenbezogenen Daten auf Ihre Anweisung hin zu löschen. Sollten Sie Wert darauflegen, dass wir die Verwendung Ihre personenbezogenen Daten auf bestimmte personenbezogene Daten einschränken, benachrichtigen Sie uns bitte. Jeder Antrag auf Einschränkung der Verarbeitung personenbezogener Daten unterliegt einer individuellen Beurteilung, da der Verantwortlicher eine Verpflichtung oder ein berechtigtes Interesse haben kann, bestimmte personenbezogene Daten aufzubewahren.

Recht auf Datenübertragbarkeit

Sollten Sie Wert darauf legen, dass wir Ihre personenbezogenen Daten Ihnen oder an eine andere Person übermitteln, übertragen wir Ihre personenbezogenen Daten in geeignetem Format an Sie oder die von Ihnen bestimmte Stelle, sofern uns keine gesetzlichen oder anderen wichtigen Hindernisse daran hindern.

Widerspruchsrecht und das Recht keiner automatisierten Entscheidung unterworfen zu werden

Sollten Sie der Ansicht sein, dass die Verarbeitung personenbezogener Daten durch uns rechtswidrig ist, wenden Sie sich bitte an uns. Wir werden die Sach- und Rechtslage anschließend überprüfen und soweit erforderlich einen rechtmäßigen Zustand herstellen.

10. Wie können Sie Ihre Rechte ausüben?

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an FES Regionalbüro für Zusammenarbeit und Frieden in Europa mit Sitz dem Sitz in Wien und der Anschrift Reichsratsstraße 13/5, 1010 Wien, E-Mail: info@fes-vienna.org. Ihre Anfragen beantworten wir unverzüglich, spätestens aber innerhalb eines Monats.